به گزارش حاشیه خبر، طبق ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی، سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
اسناد به دو نوع رسمی و عادی تقسیم می‌شوند. از آنجا که سند رسمی، طی تشریفات خاصی تنظیم می‌شود، در دادگاه و در مقام اثبات دعوا از اعتبار بسیاری برخوردار است و آن را به‌عنوان یکی از ادله اثبات دعوا می‌شناسند.
به موجب ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند اسناد رسمی است.
ممکن است مالک سند رسمی به دلایل مختلفی مانند حفاظت از سند اصلی و یا ارائه آن به جای خاصی مانند بانک‌ها و ادارات نیاز به کپی برابر اصل سند خود پیدا کند. در این مواقع فرد می‌تواند برای برابر اصل کردن سند خود به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کند و نسخه کپی برابر اصل سند خود را دریافت کند.
معنای برابر اصل کردن
برابر با اصل کردن سند به این معناست که دفترخانه اسناد رسمی تأیید می‌کند نسخه کپی دقیقاً مشابه نسخه اصلی سند است و هیچ تغییری در متن، محتوا، یا شکل آن ایجاد نشده است.
در واقع، دفترخانه گواهی می‌دهد که کپی ارائه شده معتبر و قابل استناد است.
سند اصلی می‌تواند شامل مدارکی مانند شناسنامه، کارت ملی، سند ملکی، مدارک تحصیلی و … باشد.
مدارک قابل برابر با اصل کردن
تقریباً هر سند رسمی یا معتبر را می‌توان برابر با اصل کرد. برخی از مدارک رایج شامل:
کارت ملی، شناسنامه، گذرنامه
مدارک تحصیلی
اسناد ملکی (سند خانه، زمین، یا خودرو)
وکالت‌نامه یا قراردادها
قبوض یا اسناد مالی و اداری
مراحل برابر با اصل کردن سند در دفترخانه
ارائه اصل سند: متقاضی باید اصل سند را همراه با کپی آن به دفترخانه ارائه دهد.
تطبیق سند با کپی: مسئول دفترخانه (معمولاً سردفتر یا کارمند دفتری) نسخه کپی را با اصل سند تطبیق می‌دهد تا از صحت و مطابقت کامل آن اطمینان حاصل کند.
مهر و امضا: پس از تأیید مطابقت، نسخه کپی با مهر رسمی دفترخانه و امضای سردفتر به عنوان «برابر با اصل» تأیید می‌شود. مهر باید دارای شماره و اطلاعات دفترخانه باشد.
ثبت در دفتر ثبت: در برخی موارد، اطلاعات مربوط به سند برابر با اصل در دفتر ثبت اسناد دفترخانه ثبت می‌شود.
کاربرد برابر با اصل کردن اسناد
برابر با اصل اسناد ممکن است در موارد زیر کاربرد داشته باشد:
ادارات دولتی: ارائه مدارک برابر با اصل برای ثبت‌نام یا تکمیل پرونده.
دانشگاه‌ها: تأیید مدارک تحصیلی برای ثبت‌نام یا مهاجرت.
دادگاه‌ها: استفاده در پرونده‌های قضائی برای تأیید مدارک.
سفارت‌ها: برای اخذ ویزا یا اقامت.
شرکت‌ها: ارائه مدارک برای قراردادها یا استخدام.
هزینه برابر با اصل کردن مدارک در دفترخانه
هزینه برابر با اصل بر اساس تعرفه‌های مصوب توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می‌شود. هزینه به ازای هر صفحه کپی محاسبه می‌شود و معمولاً مبلغ کمی است.
نکات مهم درباره برابر با اصل کردن
اعتبار کپی برابر با اصل: اسناد برابر با اصل معمولاً برای مدت‌زمان مشخصی اعتبار دارند (برای مثال، شش ماه تا یک سال) و ممکن است برخی سازمان‌ها نسخه جدیدی از سند برابر با اصل را درخواست کنند.
عدم تغییر در سند اصلی: اگر سند اصلی مخدوش یا دستکاری شده باشد، امکان برابر با اصل کردن وجود ندارد.
مسئولیت دفترخانه: دفترخانه تنها مسئول تأیید مطابقت کپی با اصل است و صحت محتوای سند اصلی را بررسی نمی‌کند.
